Інструкція по формуванню проектної заяви
Інструкція по формуванню проектної заяви автором
Пошук ідеї
Озирніться навколо. Пройдіться по селищу. Поговоріть з друзями і близькими. На що вони скаржаться, про що мріють? Придивіться до мам із дітьми і людей похилого віку — зазвичай сільське середовище створює найбільше труднощів саме для них.
Подумайте про те, що близько саме вам, у чому ви компетентні, на чому добре знаєтеся. Адже вам потрібно буде не тільки подати ідею, а й обґрунтувати і скласти її бюджет.
Майте на увазі, що обов'язково будуть люди, які подадуть проекти про асфальтування доріг чи створення дитячих майданчиків, ви ж можете подумати і про реставрацію пам'ятника, і про зручний пандус для колясок в переході або навіть про фестиваль, присвячений трипільській культурі тощо.
Назва
Сформулюйте її коротко і чітко. Назва має містити не більше 6–8 слів. Не потрібно описувати суть проекту, дайте якийсь тег, ідею. Це саме те, що побачать люди в першу чергу, те, що їх має зацікавити читати про проект далі.
Зосередьтеся на об'єкті, який має бути створений. Назва повинна містити вказівку щодо того, який саме об'єкт буде створений або змінений, що саме буде реалізовано.
Будьте конкретні. Вкажіть який саме сквер, свято, будинок, послугу для громадян ви хочете створити / змінити / модернізувати.
Приклади вдалих назв: "Алея кривих дзеркал в парку Культури", "Свято небесних ліхтариків", "Сонячні батареї для дитячих садків", "Сквер "Промінчик" на місці пустиря на Левандівці".
Погана назва може бути
а) занадто довгою,
б) занадто бюрократичною,
в) не мати вказівки на конкретний предмет / об'єкт.
Приклади невдалих назв: "Проект реконструкції муніципального об'єкта номер 133 за адресою вул. Шевченка, 3", "Перекладання асфальту", "Допомога дітям-сиротам".
Короткий опис:
Спробуйте в 2-4 реченнях розкрити суть свого проекту і його ключову відмінність. Що він собою являє? Що несе під собою його назва?
Додайте опис, що буде трохи більший за обсягом. Перечитайте його, видаліть всі зайві слова, які не додають сенсу.
Покажіть назву і короткий опис декільком своїм друзям і запитайте, чи зрозуміло їм з цього тексту, що саме ви пропонуєте зробити. Відредагуйте граматику: це також буде впливати на сприйняття вашого проекту.
Приклад хорошого опису для проекту "Сквер "Промінчик" на місці пустиря на Левандівці":
На розі вулиць Місячної і Сонячної вже багато років пустир. До того ж зелених зон на Левандівці дуже небагато. Пропонуємо на місці даного пустиря розбити тематичний сквер із зеленими насадженнями, лавочками та дитячим майданчиком, обігравши в оформленні тему сонця. Дизайн-проект додається до проекту.
З такого опису точно зрозуміло: де планується об'єкт, чому він там потрібен, як він буде виглядати (що включати) і чому цей проект більш конкурентний, ніж аналогічні (автор сам зробив дизайн, сквер тематичний).
Категорія проекту
Виберіть зі списку, до якої категорії належить проект. Цей список також може вам допомогти при під час пошуку ідеї для проекту. Повний список категорій проектів і їх описів дивись дивіться в Додатку 1.
Локалізація
Вкажіть точно і чітко, де повинен бути реалізований проект. Спочатку виберіть зі списку район або, якщо проект стосується всього селища (села), вкажіть значення "все місто". Далі уточніть вулицю і / або житловий масив, якщо це можливо, а також точну адресу, якщо результат проекту буде прив'язаний до якогось конкретного будинку (наприклад, ремонт школи чи сквер перед будинком) і його назву, якщо це якась установа (школа, садок, лікарня, бібліотека тощо).
Опис проекту
Проблема
Вкажіть коротко в чому полягає проблема чи потреба, чому є необхідність в реалізації, до чого призведе нереалізація вашого проекту (обрушиться дах школи, полетять шпаки, дітям не буде де гратися). Які існують тренди і передумови, що формують цю необхідність.
Додайте, що ця проблема значить для вас, ваших близьких і знайомих, що зміниться, якщо ця проблема вирішиться.
Рішення і його обґрунтування
Розкажіть тут більш докладно, ніж в короткому описі, як саме ви пропонуєте вирішити проблему, чому вважаєте, що саме таке рішення найбільш оптимально за співвідношенням "витрати - терміни - результат". З яких елементів складатиметься рішення, якими вони будуть, в чому відмінність від аналогів.
Ключові показники оцінки результату
Вкажіть, якщо можливо, як можна буде виміряти і оцінити результат від реалізації проекту. Наведіть значення таких показників на даний момент і ваш прогноз щодо них після реалізації.
Наприклад, ви пропонуєте організувати наземний пішохідний перехід на сусідній вулиці (зебру). Показником для оцінки може бути кількість ДТП на цьому перехресті за участі пішоходів до і після реалізації. Можливо ви знаєте, що при організації переходу, в середньому, ця цифра знижується на 40% при організації переходу. Вкажіть це і дайте посилання на джерело ваших даних.
Даний розділ не є обов'язковим для заповнення, але демонструє, наскільки глибоко ви розібралися в предметі і розумієте принципи розподілу обмежених бюджетних коштів. Це дозволить зрозуміти ефективність запропонованих вами заходів.
Для кого
Опишіть, хто зможе користуватися результатами проекту. Чи будуть це жителі села, жителі громади і їхні гості, відвідувачі однієї установи, або одна якась вікова або соціальна група,: тільки автомобілісти, тільки велосипедисти, мами з колясками, всі, у кого є ноутбуки, або всі, хто любить спорт і т.д.
Величина Обсяг групи користувачів ні в якому разі не применшує необхідність реалізації вашого проекту, але голосуючі мають об'єктивно розуміти ситуацію, щоб оцінити і вигоди, і витрати.
Основні етапи
Коротко опишіть своє бачення робіт, з яких має складатися ваш проект. Що повинно бути зроблено, щоб з'явився результат? Це надасть додаткову інформацію виконавцям і розуміння щодо вимог до процесу реалізації (а отже і результат буде влучнішим).
Наприклад, для того, щоб упорядкувати дитячий майданчик, потрібно як мінімум (1) розробити дизайн-проект, (2) скласти специфікацію обладнання, (3) провести тендер на закупівлю обладнання, (4) підготувати майданчик, (5) встановити обладнання, (6) висадити дерева, чагарники, квіти, (7) протестувати обладнання, перевірити його на безпеку.
Даний розділ не є обов'язковим, але допоможе усім зацікавленим сторонам краще уявити ваш проект.
Умови використання
Опишіть, на яких умовах жителі зможуть користуватися результатами, відвідувати об'єкт. Доступ буде відкритий для всіх або лише для певних груп? Доступ вільний або за плату? Які пропонуються години роботи / доступу до об'єкта?
Загальна вартість
Вкажіть розмір загального бюджету проекту, розрахований вами в гривнях.
Файл бюджету
Підготуйте бюджет (кошторис) проекту в форматі таблиці Excel. Для цього спочатку складіть список всіх статей витрат, які необхідні проекту. Статтями витрат можуть бути не тільки матеріали, але і роботи пов’язані з доставкою, зборкою, попередньою підготовкою, обмірами. Вкажіть, чи необхідна розробка технічної документації, вишукувальні роботи.
У списку матеріалів не пропустіть витратні матеріали, різні дрібниці і речі, які на перший погляд не вимагають витрат (саджанці квітів для клумби, наприклад).
Далі оцініть, який обсяг кожного ресурсу необхідний (штук, кг, м, годин). Зберіть інформацію про вартість одиниці необхідних ресурсів. Використовуйте інтернет-довідники. Записуйте роздрібні ціни, не намагайтеся розрахувати величину знижки за обсяг або тендерні ціни.
Корисні дані ви можете знайти на сайті http://www.minregion.gov.ua. Наприклад:
індекси зміни вартості будівельних робіт: http://www.minregion.gov.ua/napryamki-diyalnosti/building/pricing/tsinoutvorennya/pro-indeksi-zmini-vartosti-budivelnih-robit-stanom-na-1-kvitnya-2016-roku/
ціни на дорожньо-будівельні матеріали: http://www.minregion.gov.ua/napryamki-diyalnosti/building/pricing/tsinoutvorennya/shhodo-tsin-na-materialni-resursi-shho-zastosovuyutsya-pri-vikonanni-dorozhnih-robit-na-avtomobilnih-dorogah-zagalnogo-koristuvannya-2/
Перемножте передбачуваний необхідний обсяг ресурсу на вартість одиниці і підсумуйте отримані значення. Ця цифра і дорівнюватиме вашому підсумковому бюджету.
Якщо ви сумніваєтеся, чи всі витрати включені, додайте під таблицю рядок "непередбачені витрати" і запишіть туди 20% від загального бюджету. Також, у випадку коли реалізації проекту потребує розробки проектно – кошторисної документації, необхідно додатково закласти 5 – 10% від загальної суми бюджету на її розробку. Ще раз прорахуйте фінальну суму з урахуванням непередбачених витрат. Додайте отриманий файл до проектної заявки.
Кількість і список жителів, які підписалися за проект
У розділі «Бланки для скачування» скачайте форму збору підписів за проект. Роздрукуйте її. Поясніть свою ідею (у будь-якій формі) своїм друзям, родичам, сусідам. Якщо вони згодні підтримати вашу ідею, попросіть їх підписатися на бланку. Людина, що підписує, має вказати ПІБ, адресу, контактний номер телефону і поставити підпис.
Бланк заповнюється від руки. Число підписів, необхідне для подання проекту має бути не меншим за 10 на підтримку проекту. Коли необхідну кількість підписів отримано, відскануйте / сфотографуйте заповнений бланк і додайте його до проектної заявки.
Фото, схеми, креслення
Ви можете додати до проектної заявки до 10 файлів, що пояснюють вашу ідею. Це може бути зображення карти з нанесеною на неї ділянкою, де планується розміщення, схема, креслення створюваного об'єкта, фірмовий стиль проекту, презентація, опис схожих рішень, фото аналогів. Допустимі формати файлів: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, gif, png, pdf, txt. Максимальний обсяг кожного файлу - до 10 Мб.
Очікуваний термін реалізації
Вкажіть, орієнтовно, скільки місяців буде потрібно для реалізації вашого проекту.
Приклади подібних рішень
Ви можете розмістити посилання або текст, що описує приклади схожих рішень в інших містах або країнах.
Обмеження
Напишіть, з якими складнощами місто може зіткнутись під час реалізації проекту, які ризики ви бачите. Наприклад, ви знаєте, що не всі мешканці будинку підтримують вашу ініціативу або про те, що попередні схожі об'єкти минулого року були знищені вандалами. Будьте чесні, - ризики є у кожного проекту, і краще їх визначити заздалегідь.
Як привернути увагу більшої кількості людей до вашого проекту
Надавайте повний опис. Приділіть достатньо уваги блоку «Проблема». Розкрийте її через історії людей, для яких її рішення важливе. Люди більш активно голосують за проект, якщо розуміють, на кого і як він вплине.
Розкажіть, що станеться, якщо ваш проект буде реалізований і якщо не буде. Поясніть, чому пропоноване вами рішення - найкраще з можливих.
Зробіть текст особистим. Люди більш охоче підтримають вас, якщо будуть розуміти, чому для вас це важливо.
Розповідайте про проект. Проведіть промо-кампанію проекту серед своїх друзів, сусідів, підписників і друзів в соціальних мережах. Скористайтеся макетами в розділі «Допомога».
Поважайте інших. Не ображайте, не використовуйте мову ненависті і не погрожуйте іншим, не принижуйте альтернативні проекти і варіанти їхніх рішень.
Додаток 1
Категорії проектів і їх описи
Добробут та розвиток громади
Заходи, спрямовані на посилення громадського порядку, безпеку громадян та захист їхньої власності (наприклад, запровадження системи відеоспостереження, пожежної охорони, тощо).
Благоустрій та охорона довкілля
Створення та ремонт комунальних доріг. Розвиток пішохідної інфраструктури тощо. Облаштування та озеленення територій. Облаштування дитячих майданчиків. Вуличне освітлення. Утилізація відходів. Поліпшення якості питної води (бювети, тощо).
Історико-культурна спадщина та розвиток туризму
Створення та розвиток закладів культурного напряму. Організація культурного дозвілля (фестивалі, вистави концерти, конкурси, ярмарки, виставки тощо). Реставрація архітектурних пам'яток. Проекти з розвитку сільського туризму та туристичної інфраструктури.